
เปิดเคล็ดลับ จัดการสต๊อกอย่างไรให้ต้นทุนลด

1. ควรมีพนักงานติดตามตรวจนับสต๊อกเพียงชุดเดียว
กำหนดและมอบหมายผู้รับผิดชอบในการจัดการสต๊อกให้ชัดเจน 2-3 คน เช่น มอบหมายให้ผู้จัดการหรือพ่อครัวเป็นผู้รับผิดชอบ การทำแบบนี้จะช่วยให้ง่ายต่อการจัดการสต๊อกให้มีคุณภาพ ไม่สับสนและหาผู้รับผิดชอบได้
นอกจากนี้ เนื่องจากพนักงานเหล่านี้จะเป็นผู้ตรวจรับสินค้าและวัตถุดิบเป็นประจำและต่อเนื่อง พวกเขาจึงมีความเข้าใจในคุณลักษณะเฉพาะต่างๆ ของวัตถุดิบ อาทิ อุณหภูมิและเวลาในการเก็บรักษาที่เหมาะสมให้คงคุณภาพและความสดใหม่พร้อมเสิร์ฟให้กับลูกค้าเสมอ
แต่ก่อนรับผิดชอบในส่วนนี้ได้ พนักงานควรได้รับการอบรมและฝึกหัดอย่างมีระบบระเบียบแบบแผน ตั้งแต่การตรวจรับ ตรวจนับ ตรวจสอบคุณภาพ บันทึก รายงานและจัดเก็บ
2. กำหนดเวลาการตรวจนับสต๊อกที่แน่นอน
การกำหนดเวลาตรวจนับสต๊อกที่เป็นเวลาแน่นอน สามารถช่วยให้คุณเข้าใจได้ว่าวัตถุดิบและเครื่องปรุงใดถูกใช้ไปเป็นปริมาณมากน้อยเพียงใดในแต่ละวัน ซึ่งโดยปกติร้านอาหารโดยทั่วไปจะทำการนับสต๊อกหลังจากที่ปิดครัวแล้วในแต่ละวัน เพื่อให้ทราบถึงปริมาณวัตถุดิบต่างๆ ที่ใช้ไปในแต่ละวันอย่างแท้จริง
ซึ่งอาจจะไม่ตรงกับรายงานจากระบบ POS ผลต่างของสต๊อกที่นับได้จริงกับรายงานจากระบบ POS ควรต้องมีคำอธิบายจากพ่อครัวและผู้รับผิดชอบ เช่น สูญเสียระหว่างจัดเก็บ สูญหาย หรือเกิดจากความผิดพลาดระหว่างการเตรียมหรือปรุงอาหาร หรือเปลี่ยนหรือทำใหม่ให้กับลูกค้าและเมื่อเวลาผ่านไปคุณจะเริ่มเห็นรูปแบบและสามารถปรับเปลี่ยนคำสั่งซื้อหรือออกแบบเมนูได้ตามต้องการ
อีกทั้งสต๊อกที่นับได้จริงยังใช้ในการสั่งซื้อวัตถุดิบที่ต้องสั่งซื้อสำหรับวันต่อไปในปริมาณที่ถูกต้องเหมาะสมโดยการนำมาหักลบกับปริมาณของวัตถุดิบแต่ละชนิดที่ต้องมีไว้เพื่อจำหน่ายในแต่ละวันหรือ Minimum stock นั่นเอง การทำแบบนี้จะทำให้คุณสามารถบริหารสต๊อกได้อย่างมีประสิทธิภาพ


3. ใช้วิธีเข้าก่อนออกก่อน (FIFO)
ใช้วัตถุดิบที่ได้รับก่อนเสมอ FIFO – First In, First Out ถือเป็นกฎเหล็กของการบริหารจัดการสต๊อก โดยควรจัดระเบียบพื้นที่ของคุณเพื่อให้เหมาะสมและอำนวยความสะดวกต่อการจัดเรียงสต๊อกในการใช้ระบบ FIFO
ตัวอย่างเช่น ในห้องเย็นหรือตู้เย็น ชั้นเก็บของแห้งต่างๆ นอกจากการจัดเรียงที่มีระเบียบแล้ว ต้องทำการติดป้ายบ่งชี้บอกถึงวันที่วัตถุดิบเข้ามา เพื่อช่วยในการบริหารจัดการได้ง่ายขึ้น
4. สร้างฟอร์มรายงานวัตถุดิบอาหารเสียทิ้ง หรือ Food Waste
แบบฟอร์มรายการสินค้าในสต๊อกควรแสดงรายการวัตถุดิบ เครื่องปรุง และปริมาณที่มีในสต๊อก แต่ฟอร์มรายงานวัตถุดิบอาหารเสียทิ้งควรบอกถึงปริมาณและสาเหตุของการสูญเสียวัตถุดิบในสต๊อกที่นอกเหนือจากการปรุงอาหารเพื่อขาย
วิธีนี้ช่วยให้รู้สาเหตุและสามารถหาวิธีแก้ปัญหาวัตถุดิบที่สูญเสียและสูญหายไปได้อย่างเป็นระบบ เช่น หากฟอร์มรายงานวัตถุดิบอาหารเสียทิ้งของคุณแสดงให้เห็นว่ามีวัตถุดิบอาหารเน่าเสียเป็นจำนวนมาก คุณก็ควรจะสั่งซื้อให้น้อยลงและตรวจสอบอุณหภูมิในการเก็บรักษาและการเบิกใช้วัตถุดิบว่าเป็นไปตามระบบ FIFO ที่กำหนดไว้หรือไม่
หรือถ้าพ่อครัวต้องทำอาหารใหม่ให้กับลูกค้าเพราะพนักงานเสิร์ฟออเดอร์อาหารผิดบ่อยครั้ง คุณอาจต้องมีวิธีบริหารจัดการกับปัญหาการรับออเดอร์ผิดบ่อยครั้งของพนักงานเสิร์ฟ อาทิ มีการอบรมฝึกฝนพนักงานให้ทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น มีการทวนออเดอร์กับลูกค้าทุกครั้งเมื่อสั่งอาหารเสร็จสิ้น


5. ใช้ประโยชน์จากวัตถุดิบส่วนเกินเพื่อลดการสูญเสีย
หากคุณเห็นว่ามีวัตถุดิบมากเกินไปและจะไม่อยู่ในสภาพที่สดเพียงพอสำหรับที่จะทำอาหารให้กับลูกค้าในไม่ช้า ให้นำวัตถุดิบเหล่านี้ออกเป็นเมนูพิเศษ และให้พนักงานเสิร์ฟเชียร์ขาย หรือทำโปรโมชั่นเมนูที่ต้องใช้วัตถุดิบนั้นๆ เป็นส่วนประกอบ
หรืออาจนำไปแปรรูปเพื่อต่ออายุการเก็บรักษาที่ยาวนานขึ้น เช่น นำเนื้อหมูมาแปรรูปเป็นไส้กรอกหรือลูกชิ้น ด้วยวิธีเหล่านี้คุณจะไม่เสียโอกาสในการขายและหลีกเลี่ยงการสูญเสียวัตถุดิบอาหารได้
6. ใช้ข้อมูลเชิงลึกที่ผ่านมาของสต๊อก สำหรับคำสั่งซื้อในอนาคต
คุณสามารถเก็บข้อมูลและศึกษาข้อมูลสต๊อกในอดีตของร้านอาหารว่า วัตถุดิบอาหารตัวใดที่มักจะใช้มากหรือน้อยในช่วงเวลาใดเท่าไร ซึ่งคุณมามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาเป็นเครื่องช่วยในการตัดสินใจในการสั่งซื้อในอนาคตได้แม่นยำมากยิ่งขึ้น
ทั้งข้อมูลการขายที่ได้จากระบบ POS และการนับสต๊อกด้วยมือที่มีการบันทึกไว้อย่างเป็นระบบ คุณสามารถเข้าใจและคาดการณ์แนวโน้มความต้องการใช้ของวัตถุดิบชนิดต่างๆ ในแต่ละวัน สัปดาห์ เดือนและปี เพี่อสร้างกำไรให้กับธุรกิจร้านอาหารของคุณให้มากขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ


7. ใช้ประโยชน์จากระบบ POS
นอกจากการบริหารจัดการกับการขายหน้าร้าน เช่น การรับออเดอร์ การออกใบเสร็จ การสรุปยอดขายต่างๆ แล้วนั้น ระบบ POS ยังมีประโยชน์และข้อดีอื่นๆ อีกมากมาย อาทิ สามารถใช้คาดการณ์และวางแผนจำนวนและปริมาณวัตถุดิบที่ต้องสั่งซื้อ ใช้ในการทำบัญชี ติดตามรายงานสต๊อกอัตโนมัติตามออเดอร์ของลูกค้า
ทั้งนี้ ระบบ POS ยังสามารถกรอกจำนวนการสูญเสียของวัตถุดิบในสต๊อกได้ อาทิ จำนวนของเสียต่อหน่วย เช่น สินค้าคงคลังคือ ไข่ไก่ 100 ฟอง เสียไปเป็นจำนวน 20 ฟอง ระบบจะทำการคำนวณราคาสูญเสีย (Waste Cost) จากจำนวนที่เสียไปจริง